こんにちは！中央区議会議員の高橋元気です。
本日は所属する企画総務委員会が開催されました。
私からは、先日公表された情報化基本方針の改定について
https://www.city.chuo.lg.jp/a0004/kusei/kousoukeikaku/sonota/joho20210225.html
中央区情報化基本方針が改定され、中央区DX化戦略2024として2024年からの三か年計画が発表されました。
中央区情報化基本方針とは、平成14年に初期版が作成され、デジタル化のあるべき姿を「電子区役所」の実現と定めた上で、どのように進めていくかを記載したものでした。
しかしながら、これまでは絵に描いた餅状態で20年間に渡り歩みが遅く、区の情報化は依然として進んでいない状況でしたが、
数年前にMicrosoft出身の方を担当に据え、現在ではデジタル化推進担当副参事として区の情報化戦略の立案者として迎えたところ、現在は私から見てもようやく区のDX化は進むようになりました。
その点も踏まえて、今回の改定は目標の具体化、目標に紐づいた施策や三か年スケジュール、評価指標を定めたアクションプランまでの策定に至りました。まだ具体的でない部分もありますが、かなり進歩したと受け止めています。
やはり、デジタル化が進むも進まないも人次第です。
国や東京都のデジタル化推進の動きもありますが、若い世代の多い中央区においては区民ニーズもやはり高いという背景があります。
その中でも手続きのオンライン化のニーズは高く、今回の目標にも反映されています。
今迄は電子区役所の定義自体もあやふやでしたが、あるべき姿が改めて定められました。
つまりは、行政手続きのオンライン化（可能なもの）の100%達成およびオンライン手続きにおいてはキャッシュレス決済の100%導入を目指します。
また、デジタル化を推進し、各行政手続きのオンライン化、システム化を進めていくためには、前提として業務フローの洗い出し、可視化、改善等の作業が必要不可欠となります。
それらが終わらないまま、現状のフローをそのままデジタル化しても最大効率とならないからです。
オンライン化出来る出来ない、またオンライン化するとしても区民ニーズの高い手続きの優先順位付けを含めた、行政手続きのリスト化に着手します。
が、私も前職は企業の内部統制セクションにて、J-SOX法に基づいた主に財務報告に係る業務フローの可視化、改善業務を行っていましたが、ゼロから各部署の業務フローを可視化し、改善に着手するのはむちゃくちゃ大変です。
少なくとも情報システム課が片手間で出来る量、工数ではありません。
その点も踏まえて私からは下記の質問を致しました。
Q.情報化基本方針の第八期改定について、目標に紐づいた施策、アクションプランを具体化し、評価指標も定めた点は高く評価する。今回改定にあたりどのようなプロセスで策定したか、専門的な見地や住民の意見はどのように取り入れたか
A.専門的な見地という側面としては、取り纏めを行ったデジタル担当副参事が専門家である。世論調査等により住民ニーズを施策に取り纏めた。改定に当たって将来像については「行かなくてよい区役所」として前期からは変わらないが、3年間のアクションプランを具体的に定めた。情報技術の発展は早く、生成AIや電子申請、キャッシュレス決済の展開など、技術的進展についていけるだけの職員のマインドセットが重要であると考え、ワークショップなど職員の養成にも力を入れる。
Q.７期の総括の中で、オンライン手続きからキャッシュレス決済完結およびAI－OCR RPA活用における削減時間については、目標未達成であったが、この理由は？
A.キャッシュレス決済導入については、公共施設予約システム側の問題でキャッシュレス対応の改修が必要と判断したため、達成出来なかった。今期中にシステム改修含めて対応。Ai-OCR活用による業務の効率化については、やってみたけれど見込んでいた時間が達成出来なかった。やはり原因としてそもそも非効率な業務フローの改善に着手する必要があり、事務効率化を達成するために来期着手する。
Q.予算特別委員会でも概要を聞いたが、区民が関係する行政手続きだけでも3000あるという状況。これらの手続きをリスト化し、オンライン化が可能な行政手続きの洗い出し→対応優先順位付け→業務フローの可視化→改善案の提案→改善→周知およびマニュアルの整備というところまでやるとなると、経験上膨大な時間、工数がかかる。
これらを情報システム課及び現場の職員が、本業の傍らで対応するのは正直3年では難しいと思う。それこそ専門のプロジェクトチームが必要ではないか。例えばGovTech東京より外部の専門チームを受け入れるという方法もあるがその考えは？
A.現状、あらゆる手段を使い目標を達成することを考えているが、その中でGovTech東京側から提案があれば考える。手続きの洗い出しについては、現状でシステム課で把握出来ているものもあれば把握出来ていないものもあると認識している。システム課から問い合わせた上で全体のリストを作成し、優先順位付けをする予定。
Q.デジタルデバイド対策事業の実施については、実はこれが一番重要であると考えている。出前講座だけでは不十分であり、要は如何に区民同士で教え合えるか、自然に教え合える機会を創出するかが大切ではないか。例えば買物券のデジタル化や健康アプリやエコアクトにおけるポイントの活用、区が各部署で施策のデジタル化を推進していくこと自体が大切ではないか？
A.システム部門としても、世の中のデジタル化の風潮を捉えなるべく情報収集しながら今後の施策に活かしていきたい。
Q.EBPMの推進については、今回の基本方針の中で具体的なスケジュール等が記載されていない。目標としては、政策立案のために各部署に存在するデータを横断的に収集し、分析が出来るようシステム導入を目指すという理解でいいか？
A.システム部門としてこうしていきたいという目標があり、どのように実現するかも含めて情報を収集し今後の方向性を検討する
Q.最後にコピー用紙の購入量削減についても年度毎に目標を今回から定めている。現状のペーパーレス化の状況については？
A.庁議や部署での会議、保育園や青少年会議などペーパーレス会議の導入が進んできた。電子決裁システムも運用が始まり、着実にペーパーレス化は進んでいる。
いずれにせよ、目標およびアクションプランを定めたからには3か年での着実な実行を要望する。
まずは区がDX化戦略として3か年の施策、アクションプランを定めたのは大きな前進であると考えています。
特に行政手続きのオンライン化・キャッシュレス決済対応100%という目標を3年で実現出来れば大きな成果です。
ただ特に業務フローの可視化、改善作業をやったことがない現場職員にやらせるという点が不安ではあります。
もちろん、各担当部署の管理職の業務の範囲ではあるのですが、、普段の業務に従事しながらそのミッションを完遂出来るのかも含めて、区の職員の方々の負担は増加しますが、期待しています。
それでは！！